Kinh nghiệm mở quán cà phê thành công ngay từ lần đầu tiên

Ngày nay, cà phê luôn là thức uống được mọi người yêu thích và đón nhận. Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành F&B, số lượng quán cà phê ngày càng tăng. Có những quán thành công rực rỡ, nhưng cũng có quán phải ngậm ngùi đóng cửa sau một thời gian hoạt động. Nếu bạn đang có ý mở quán cà phê, hãy đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu những kinh nghiệm mở quán cà phê thành công giúp bạn thành công ngay từ lần đầu tiên nhé

1. Lên ý tưởng kinh doanh quán cà phê

Chắc chắn rằng khi quyết định bắt tay vào mở quán cà phê bạn đã phần nào hình dung trong đầu một vài ý tưởng kinh doanh rồi chứ?

Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn định hình phong cách thiết kế, menu và chiến lược marketing cho quán.

Vậy làm thế nào để có ý tưởng và mô hình kinh doanh cà phê phù hợp?

Câu trả lời đó là bạn nên xây dựng ý tưởng kinh doanh quán cà phê dựa trên tệp khách hàng mục tiêu của mình, nguồn vốn, và cả sở thích của bản thân. Đây đều là những yếu tố then chốt giúp thu hút khách hàng, tránh thâm hụt vốn, giúp bạn có động lực cho kinh doanh.

Bên cạnh đó, bạn có thể học hỏi thêm những ý tưởng từ các ông lớn như: Highlands Coffee, The Coffee House, Phê La,… và kết hợp với sự sáng tạo của bản thân để cho ra một phong cách ưng ý nhất nhé.

Xem thêm: Kinh doanh kem tươi theo mô hình nhượng quyền cần chuẩn bị những gì?

2. Chọn mô hình mở quán cà phê

Mô hình kinh doanh cà phê ngày một đa dạng, đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của khách hàng. Hiện nay có 6 mô hình cà phê phổ biến được nhiều người lựa chọn để đầu tư kinh doanh.

Mô hình cà phê truyền thống: Hình thức kinh doanh cà phê truyền thống là những quán được thiết kế đơn giản, phục vụ cho khách hàng bình dân. Đồ uống chủ yếu ở những quán này bao gồm cà phê phin, cà phê đen đá, sinh tố, nước ép, sữa chua, và trà lipton, với cách pha chế mang đậm phong cách Việt. Ngoài ra, các quán còn có thể phục vụ thêm các món như trà chanh và hạt hướng dương, tạo nên sự đa  dạng và hấp dẫn cho thực khách.

Mô hình cà phê hiện đại: Mô hình này cho phép chủ quán thỏa sức sáng tạo và thể hiện cá tính riêng qua nhiều phong cách khác nhau. Điểm nhấn quan trọng nhất là sự độc đáo trong ý tưởng của chủ quán. Hiện nay, mô hình này được nhiều người lựa chọn khi mở quán cà phê, với các phong cách đa dạng như vintage, cà phê sách, cà phê thú cưng, cà phê âm nhạc, và cà phê giường nằm. Đối với mô hình này, menu đồ uống rất đa dạng và phong phú, không chỉ bao gồm các loại sinh tố, bánh ngọt, đồ ăn kèm.

Mô hình cà phê cóc: Đây là một hình thức kinh doanh cà phê lâu đời, rất phổ biến ở Việt Nam và trên toàn thế giới. Khi triển khai mô hình này, bạn nên xin phép chính quyền địa phương, đặc biệt nếu bạn có ý định bày biện bàn ghế ngoài vỉa hè, vì có thể bị phạt nếu vi phạm quy định về lề đường. Các quán cà phê truyền thống thường có mức giá bình dân, vì vậy để đạt lợi nhuận cao, bạn cần thu hút được một lượng lớn khách hàng.

Mô hình cà phê sân vườn: Đây là loại mô hình cà phê có khuôn viên rộng rãi, với cây cối để khách hàng có thể thỏa thích sống ảo, hòa mình vào thiên nhiên. Vì vậy, việc đầu tư vào thiết kế quán cà phê sân vườn là điều rất quan trọng, với diện tích lớn bạn nên tìm đơn vị tư vấn thiết kế để họ giúp bạn thiết kế khuôn viên, bàn, ghế, và đặt các loại cây, hoa sao cho hợp lý.

Mô hình cà phê nhượng quyền: Kinh doanh cà phê nhượng quyền thương hiệu có nghĩa là ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức khác kinh doanh dưới thương hiệu của bạn trong một khu vực và thời gian nhất định. Điều quan trọng nhất trong kinh doanh cà phê nhượng quyền là kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn. Đầu tư vào một hệ thống quản lý chuyên nghiệp để đảm bảo việc vận hành suôn sẻ là điều cần thiết.

Mô hình cà phê take away:Thói quen uống cà phê ngày một thay đổi. Để thích nghi với cuộc sống hiện đại ngày nay đã ra đời của mô hình cà phê take-away. Đối tượng khách hàng chính của mô hình này là giới trẻ, nhân viên văn phòng, và những người có lối sống bận rộn. Cà phê take-away không chỉ là một mô hình độc lập mà còn có thể tồn tại song song với các mô hình cà phê khác, phục vụ tại chỗ và mang đi.

Mỗi mô hình sẽ có những ưu, nhược điểm khác nhau.Tuy nhiên, việc lựa chọn mô hình kinh doanh nào còn phụ thuộc vào năng lực tài chính và kinh nghiệm của bạn.

3. Dự tính chi phí mở quán cà phê

Khi bắt đầu kinh doanh, bạn cần lập chi tiết bảng bảng dự toán chi phí, tính toán kỹ các chi phí phát sinh, từ những đồ dùng, dụng cụ nhỏ nhất như cái ly, chén, thìa.

Việc lập bảng dự tính chi phí không chỉ liệt kê các đầu mục và điền vào đó mức giá tham khảo là xong, mà bạn cần phải xác định mảng nào mình nên chú trọng đầu tư, chia tỷ lệ như thế nào để khai thác nguồn vốn hiệu quả.  Chi tiết, cùng Điện lạnh NEWCOOL tìm hiểu sang phần tiếp theo:

3.1. Chi phí thuê mặt bằng mở quán cà phê

Trước hết, bạn cần xác định được điều kiện về vị trí, diện tích cũng như tiện ích xung quanh để có dự tính chính xác. Ví dụ, đối với mô hình cà phê sân vườn, chắc chắn địa điểm đặt quán phải là nơi yên tĩnh, diện tích lớn, có chỗ để xe rộng rãi.

Mặc dù chi phí có thể đội lên rất cao nhưng đây lại là yếu tố cạnh tranh lớn nhất giúp bạn thu hút khách hàng. Vì thế, bạn có thể lược bỏ bớt một vài hạng mục chi phí khác để cân đối nguồn vốn.

3.2. Chi phí làm thủ tục kinh doanh

Khi bước chân vào kinh doanh, việc đầu tiên bạn cần làm là đăng ký kinh doanh. Bạn có thể tự tìm hiểu quy trình và mức phí qua cơ quan nhà nước, phòng ban chức năng để có con số chính xác nhất.

3.3. Chi phí sửa sang, thiết kế lại quán cà phê

Chi phí sửa sang và thiết kế lại quán cà phê thường bao gồm chi phí cải tạo hạ tầng, trang trí nội thất, mua sắm đồ đạc và chi phí thuê công nhân. Tuy nhiên, thực tế thường xuyên khác biệt so với ước tính ban đầu do yếu tố thẩm mỹ mang tính định tính cao. Trong quá trình thực hiện, có thể phát sinh thêm ý tưởng mới, khiến chi phí thiết kế tăng lên đáng kể.

3.4. Chi phí thuê nhân viên kinh doanh quán cà phê

Các bạn có thể dễ thấy, đa số các quán cà phê hiện nay nhân viên phục vụ chủ yếu là học sinh, sinh viên làm việc theo ca. Bạn chỉ cần tính toán chi phí thuê theo giờ hoặc theo số buổi cố định. Tuy nhiên, nếu bạn thuê cả những nhân viên chính thức làm việc fulltime như pha chế, phụ bếp,… thì phải tính thêm tiền bảo hiểm xã hội cho họ nữa.

Nếu quán cà phê của bạn yêu cầu số lượng lớn nhân viên hoặc không ổn định thì có thể đưa thêm hạng mục chi phí tuyển dụng, đào tạo vào kế hoạch để có sự chuẩn bị trước nhé.

3.5. Chi phí mua thiết bị, nguyên vật liệu

Trong quán cà phê, chi phí cho dụng cụ và nguyên vật liệu thường bao gồm máy móc pha chế, máy làm đá viên, cốc, ống hút, giấy, khăn ướt, tủ lạnh, hoa quả, cà phê và các phụ gia khác. Việc tính toán chi phí chính xác cho mỗi mặt hàng thường không gặp nhiều khó khăn.

Mặc dù các dụng cụ và máy móc pha chế có giá khá cao, dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, nhưng bạn nên lựa chọn những sản phẩm chất lượng và uy tín để đảm bảo hiệu quả và sử dụng lâu dài. Bạn có thể ghé thăm website: https://dienlanhnewcool.com/ để tham khảo thêm một số loại máy móc, thiết bị cần thiết cho cửa hàng cà phê của mình nhé.

3.6. Chi phí quảng cáo, marketing 

Marketing 0 đồng là một chiến lược được nhiều chủ quán cà phê áp dụng. Bởi vì chỉ cần lập fanpage hoặc sử dụng chính tài khoản cá nhân, thỉnh thoảng chụp ảnh đồ uống đẹp mắt, đăng bài, tổ chức mini game, khuyến mãi các dịp ngày lễ, tết, kêu gọi mọi người chia sẻ là đã có thể tiếp cận hàng trăm người trên nền tảng mạng xã hội.

Tuy nhiên, nếu bạn có định hướng phát triển thành một thương hiệu riêng hoặc muốn tăng doanh thu thì cần áp dụng một vài kênh marketing trả phí khác như: thuê thợ chụp ảnh, booking KOL, KOC review quán, phát tờ rơi, quà tặng,…

3.7. Các chi phí khác

Trong thời đại hiện nay, để giảm thiểu việc thất thoát nguồn thu và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, quán cà phê có thể tham khảo sử dụng các phần mềm tính tiền và phần mềm đặt hàng. Những công cụ này không chỉ giúp quản lý việc tính toán chi phí một cách chính xác, tiết kiệm thời gian mà còn cung cấp các tính năng quản lý thông minh giúp tối ưu hóa quá trình kinh doanh.

Tuy nhiên, để có dự tính chi phí chính xác, việc liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp là rất quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể nhận được báo giá cụ thể, cũng như tư vấn và gợi ý về các giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn đang đầu tư vào các giải pháp mang lại giá trị cao nhất và phù hợp nhất cho quán cà phê của mình.

4. Lựa chọn mặt bằng kinh doanh quán cà phê

Lựa chọn mặt bằng là một trong các yếu tố then chốt của quán cà phê. Chính vì thế bạn cần bỏ thời gian, công sức tìm hiểu để có lựa chọn sáng suốt. Dưới đây là một vài lưu ý và mẹo chọn quán cà phê quan trọng khi chọn mặt bằng kinh doanh giúp bạn thành công.

4.1. Xác định tệp khách hàng tiềm năng

Chỉ khi hiểu rõ sở thích và thói quen của khách hàng mục tiêu, bạn mới có thể chọn được địa điểm phù hợp với họ, tạo cảm giác thoải mái khi ghé qua và dễ dàng khiến họ quay trở lại.

Để làm được điều này, cần phải nắm rõ thông tin chi tiết về độ tuổi, giới tính, phương tiện đi lại, thời gian trung bình mà họ ở lại quán, và mạng quan hệ của từng nhóm đối tượng. Những thông tin này sẽ giúp bạn lên kế hoạch và dự tính một cách chính xác nhất.

4.2. Chọn vị trí đắc địa thu hút khách hàng

Việc lựa chọn vị trí mở quán cà phê là điều vô cùng quan trọng và không thể vội vàng quyết định. Địa điểm và mặt bằng kinh doanh chiếm tới 40% sự thành công của quán. Ví dụ, nếu tệp khách hàng của bạn đa số là học sinh, sinh viên thì quán cần đặt ở gần trường học, khu nhà trọ, chung cư mini.

Tuy nhiên, đặc điểm sinh viên có tính truyền miệng rất cao, thường đi theo nhóm nên quán không cần đặt ở những ngã ba, ngã tư, đường lớn mà có thể đặt ở trong ngõ để tiết kiệm chi phí mà vẫn có lượng khách lớn mỗi ngày. Việc lựa chọn vị trí cho quán cà phê của bạn sẽ còn tùy thuộc vào quy mô, năng lực tài chính, khách hàng mục tiêu.

4.3. Không gian, diện tích quán cà phê

Không gian thoải mái, rộng rãi và thiết kế hợp lý sẽ tạo cảm giác thoải mái và thuận tiện cho khách hàng. Nếu không gian quá chật hẹp, khách hàng có thể cảm thấy bức bối và không thoải mái, dẫn đến việc họ không muốn quay lại quán lần sau.

Ngoài ra, diện tích quán cũng ảnh hưởng đến sức chứa và công suất phục vụ của quán, giúp bạn tính toán và điều chỉnh số lượng bàn ghế, dụng cụ pha chế và nhân viên một cách hợp lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

4.4. Khu vực để xe rộng rãi

Khi khách hàng đến quán, họ mong muốn có một nơi an toàn và thuận tiện để đậu xe, đặc biệt là trong các khu vực có dân số đông hoặc có lưu lượng giao thông cao. Nếu không có đủ chỗ đậu xe hoặc khu vực đậu xe quá hẹp, khách hàng có thể gặp khó khăn và cảm thấy bất tiện.

Do đó, việc có khu vực đậu xe rộng rãi không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng mà còn giúp tăng khả năng thu hút và giữ chân họ lâu dài, từ đó tăng doanh số bán hàng và uy tín của quán cà phê.

4.5. Giá thuê mặt bằng

Một mặt bằng kinh doanh tốt đương nhiên giá thuê sẽ cao. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc dựa trên hiệu quả đầu tư để đưa ra quyết định sáng suốt. Nếu một địa điểm có giá thuê cao nhưng tập trung lượng lớn khách hàng tiềm năng, không mất nhiều chi phí cải tạo thì bạn cũng nên cân nhắc lựa chọn.

5. Cách thiết kế không gian quán cà phê thu hút

Không gian quán cà phê là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới khách hàng. Có khi, họ chỉ kéo đến quán của bạn vì ở đây họ cảm thấy thoải mái, không gian yên tĩnh, thích hợp để thư giãn. Dưới đây là các bước thiết kế không gian quán cà phê mang lại trải nghiệm thú vị cho khách hàng, các bạn cùng tham khảo nhé.

5.1. Lựa chọn concept thiết kế quán cà phê

Phong cách thiết kế là yếu tố đầu tiên khách hàng cảm nhận được khi bước chân vào quán, nếu bạn đã định hình được một phong cách phù hợp thì những bước trang trí sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Trong thị trường quán cà phê cạnh tranh, việc có một concept thiết kế độc đáo và nhất quán sẽ giúp quán của bạn nổi bật so với các đối thủ. Điều này không chỉ giúp thu hút khách hàng mà còn tạo dấu ấn riêng, khiến họ nhớ đến và quay lại quán của bạn.

5.2. Thuê ngoài hoặc tự thiết kế

Sau khi đã định hình được phong cách cho quán cà phê, bạn nên tìm các đơn vị thi công có kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án tương tự. Bên cạnh việc xem xét chi phí và yếu tố thẩm mỹ, bạn cũng cần chú ý đến chất liệu nội thất mà họ sử dụng. Đây là một yếu tố quan trọng mà nhiều chủ quán thường bỏ qua, dẫn đến việc tốn nhiều công sức bảo trì và sửa chữa sau này.

→ Đọc thêm: Hướng dẫn 5 cách sửa tủ mát bị chảy nước nhanh chóng

6. Lên menu đồ uống cho quán

Kể cả khi quán cà phê có không gian thoải mái, thiết kế đẹp mắt tới đâu nhưng đồ uống tệ thì chẳng bạn cũng không thể giữ chân được khách hàng. Vì thế, khâu lên menu đồ uống rất quan trọng, đánh trúng khẩu vị của khách hàng, không những phải ngon mà còn cần phải bắt mắt, giá thành phù hợp.

6.1. Học cách pha chế

Trước hết, việc này giúp bạn hiểu rõ quy trình và kỹ thuật pha chế, từ đó đảm bảo chất lượng đồ uống đồng nhất và ngon miệng. Khi bạn nắm vững các kỹ thuật pha chế, bạn có thể đào tạo nhân viên một cách hiệu quả, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Ngoài ra, kiến thức về pha chế cho phép bạn tự tin sáng tạo và phát triển menu đồ uống phong phú và độc đáo, tạo sự khác biệt so với các quán cà phê khác và thu hút nhiều khách hàng hơn.

6.2. Mua công thức

Mua công thức trước khi quyết định mở quán cà phê là một chiến lược thông minh và mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho quá trình mở quán cà phê. Trước hết, việc sở hữu những công thức pha chế đã được thử nghiệm và chứng minh thành công giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức trong việc phát triển menu. Thay vì phải trải qua quá trình thử nghiệm và sai sót, bạn có thể bắt đầu với những đồ uống chất lượng cao, được khách hàng ưa chuộng ngay từ đầu.

6.3. Thuê nhân viên pha chế có kinh nghiệm

Thuê nhân viên pha chế là bước đi an toàn với nhiều quán cà phê bởi vừa có thể yên tâm về chất lượng của đồ uống, vừa không phải bỏ ra quá nhiều chi phí để mua công thức đắt đỏ. Tuy nhiên, nếu họ nghỉ việc, chắc chắn bạn phải tìm người có năng lực tương tự để thay thế, không thì sẽ bị mất đi hương vị ban đầu của đồ uống

7. Chuẩn bị dụng cụ, thiết bị cho quán cà phê

Các dụng cụ, máy móc thiết bị sử dụng cho quán cà phê nên có độ bền tốt, được sản xuất tại các cơ sở uy tín, nổi tiếng để đảm bảo hoạt động trơn tru, không làm bị gián đoạn. Nhiều quán cà phê tiết kiệm chi phí bằng cách thuê hoặc mua dụng cụ, tủ bảo quản cũ. Tuy nhiên, khi gặp sự cố, thiết bị cũ có thể khiến hàng hóa bị ôi hỏng, làm giảm năng suất của quán. Do đó, đầu tư vào thiết bị chất lượng cao là một quyết định an toàn để duy trì chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

8. Tuyển dụng nhân viên quán cà phê

Không phải bạn, mà chính là những nhân viên phục vụ và thu ngân mới là người trực tiếp tiếp xúc và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng khi tuyển dụng nhân viên của bạn tốt hơn.

Trong quá trình lập kế hoạch cho việc mở quán cà phê thì việc thuê tuyển nhân viên cũng là không thể bỏ qua. Thái độ và tác phong của nhân viên là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng. Vì vậy, ngay từ bước tuyển dụng, bạn nên ưu tiên những người có nhiều năm kinh nghiệm. Nếu thuê sinh viên để tiết kiệm chi phí, hãy đầu tư thời gian đào tạo bài bản trước khi đưa họ vào làm việc.

9. Hoàn tất thủ tục mở cửa quán

Trước khi khai trương, việc hoàn thiện thủ tục mở quán cà phê là rất quan trọng. Bao gồm lấy giấy sử dụng đất, giấy phép kinh doanh, cam kết về an toàn vệ sinh thực phẩm và các giấy tờ khác cần thiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước ngày khai trương, bạn sẽ tránh được các vấn đề pháp lý, mang lại sự thuận tiện và may mắn cho khởi đầu của mình.

← Xem thêm: Hướng dẫn cách tính điện năng tiêu thụ của tủ đông công nghiệp

10. Chuẩn bị khai trương quán

Thay vì bạn chỉ thông báo trên fanpage và giới thiệu với bạn bè, bạn có thể đầu tư thêm vào việc phát tờ rơi và tổ chức chương trình khuyến mãi, giảm giá để thu hút khách hàng. Đây là cách hiệu quả để tạo sự chào đón nồng hậu cho quán.

Khách hàng đầu tiên thường là những người quen của bạn, vì vậy cần chuẩn bị nhân sự đầy đủ và có mặt để đón tiếp chu đáo.

11. Marketing, quảng cáo cho quán

Khâu marketing cần được thực hiện tốt từ khi đang thiết kế quán cho tới khi quán đi vào hoạt động. Đây là bước quan trọng giúp tiếp cận với khách hàng mục tiêu, gia tăng sự nhận diện thương hiệu, tăng doanh thu đáng kể. Bạn có thể sử dụng một vài hình thức quảng cáo như: phát tờ rơi, truyền thông qua các kênh facebook, instagram, tiktok,…

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm mở quán cà phê thành công để bạn tham khảo và áp dụng vào mô hình của mình. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết, tận dụng nguồn vốn một cách hiệu quả và đưa ra các quyết định đầu tư chính xác.